פתרונות ERP – מערכת אשכול
שיווק ומכירות
- ליווי הטיפול בלקוח החל בדו-שיח לפני ההצעה (ביקורים, טלפונים וכו’), הצעת מחיר, הזמנת המסגרת (הסכם),הזמנה, משלוח הסחורה (ת”מ), הפקת החשבונית וכתיבתה לספר הנהח”ש.
- הקישוריות בין המסמכים מעדכנת היתרות הפתוחות.
- אפשרות סגירת הזמנות על פי פרמטרים שונים.
- אפשרות לניהול מבצעים ללקוח.
הפקת החשבוניות באופן תקופתי, מיידי או מרוכז, בסיכומים ובמיונים שונים בהתאמה לצורכי הלקוחות השונים. - הפעלת מנגנון בקרת אשראי במסמכים השונים.
- הפעלת מנגנון בקרת מלאים במסמכים השונים.
- הפעלת מנגנון הנחות במסמכים השונים, תוך אפשרות הגדרת אחוזי הנחה מחדליים ללקוחות השונים.
- דו”חות : דו”ח מכירות ללקוח בריכוזים שונים.
- דו”חות מכירות תקופתיים, כולל לפי סוכנים.
- דו”ח לא קנו לפי לקוח /פריט.
דרוג לקוחות לפי מכירות. - את הטיפול בלקוח סוגר מערך גביה מתוחכם, ומערך למעקב קשרי לקוח (CRM).
יצוא
הפעלת מערך היצוא הכולל:
הוצאת PROFORMA , הזמנת יצוא ואישורה, הפקת .L.P והפקת INVOICE וכן יצירת טופס הוראות לביצוע משלוח עבור עמילי המכס השונים.
ניהול תיקי יצוא עם מעקב כספי, רשימונים וניהול המימון – עם רישום אוטומטי לספרי הנהח”ש.
תהליכים מרכזיים:
- הזמנות מסגרת – טיפול בהזמנות מבצע, בהזמנות תקציביות למוסדות ובהזמנות שריון.
- הזמנת מבצע הינה רכישת חבילת מוצרים כאשר מופקת חשבונית על העסקה כולה ולאחר מכן הלקוח מושך מ”בנק” המוצרים העומד לרשותו
- הצעות מחיר – תוך אפשרות הפיכת ההצעה להזמנת לקוח.
- המרות מבצע – מאפשר המרה בין מוצרים ב”בנק” המבצע.
- הזמנות לקוחות – ריכוז במסך אחד של כל הדרישות לאספקה מכל סוג :
- מכירה בתשלום שוטף.
- משיכה מיתרות מבצע.
- המרה תוך כדי משיכת מבצע.
- שיוך להזמנת מסגרת או הזמנת שריון.
- הזמנת חלוקה ואספקה לרשתות השיווק
- הפקת חשבונית סוף חודש
- טיפול בהזמנות דחויות ( backorders )
- יצירת מסמכים להודעה על שינוי מחירים ומעקב אחר קבלת אישורים מהלקוחות.
- דו”חות :
- דו”ח מכירות ללקוח בריכוזים שונים.
- דרוג לקוחות לפי מכירות.
- דו”ח לא קנו לפי לקוח /פריט.
- דו”חות מכירות תקופתיים, כולל לפי סוכנים.
- דו”ח הכנה לביקור עבור סוכני המכירות.
ספקים ותשלומים
ניהול ומעקב אחרי מערך התשלומים לספק, החל מקליטת החשבונית, דרך הפקת הוראות תשלום ומהם הפקת התשלום עצמו, תוך תשלום ניכוי במקור על פי נתוני הספק ואפשרות הפעלת מערכת קיזוז לספק.
אופן ניהול התשלום:
- רישום התשלומים באופן אוטומטי לספרי הנהח”ש.
- התשלומים יכולים להיות שיקים או קובץ מס”ב, או העברה בנקאית על פי בחירה.
- הפקת מכתבי תשלום.
- דו”חות – הפקת דו”ח תשלומים חזוי על פי מועד התשלום.
רכש
ביצוע ומעקב אחר רכש מספקים מקומיים ויבוא.
ליווי הטיפול והעבודה מול הספקים, החל מריכוז הצעות המחיר, הזמנת המסגרת (הסכם) דרך ההזמנה, קבלת הסחורה וקבלת החשבונית, תוך הצלבתה מול תעודת המשלוח.
ניהול ומעקב אחרי דרישות רכש מהמשתמשים בארגון. אפשרות ניהול פרוייקטים והפעלת בקרת התקציב. אפשרות סגירת הזמנה על פי פרמטרים שונים.
- דו”חות – דו”ח המלצה להזמנה.
- קניות מספק לפי מוצר/ספק.
תהליכים מרכזיים
- תוכניות ותחזיות רכש יצירת דרישות חדשות.
- עדכון הזמנות קיימות.
חישוב מלאי עתידי ע”פ דו”חות שונים. - הזמנות מסגרת מספקים, דרישות רכש, הזמנות רכש, הודעת טרום משלוח, תעודת משלוח ספקים (תעודת כניסה), תיק יבוא והעמסת עלויות, חשבוניות ספקים ועוד.
יבוא
ניהול מקיף של תיקי יבוא, עם אפשרות העמסת עלויות (כמו ביטוח ימי, הובלה וכו’) על הפריטים השונים, באופן מיידי על פי הגדרת פרמטרי העמסה או בעת קבלת החשבוניות הרלוונטיות מהספקים השונים.
פריטים
- ניהול אינדקס הפריטים, תוך התאמה מלאה לצרכי הארגון.
- ניהול פריטים שקופים.
- פריטי מחירון.
- פריטים מזדמנים.
- פריטים מנהלי מידות.
- אפשרות ניהול הפריט בכמה קודי כמות, והגדרת היחס בין קודי הכמות ברמת הפריט או ברמת הארגון.
מלאי
- ניהול תנועות המלאי ואפשרות לשאילתות על מלאי ברמת החברה, המחסן, האיתור והאצווה.
- ניהול מלאי מינימום ומקסימום.
- ניהול מערכת מחירונים מורכבת וגמישה לצרכים השונים של הארגון (מחירון תקן, מחירון ייצור, מחירון מכירה ומחירונים ללקוחות ולספקים השונים).
- ספירות מלאי ללא צורך בשיתוק המערכת, תוך יכולת הזרמת המידע לאחור לכל תאריך מבוקש.
- עדכון מקוון של המלאי המאפשר הפעלת בקרות מלאי נכונות ומהימנות.
דו”חות
- ערך מלאי על פי השיטות המקובלות (ממוצע נע, FIFO וכו’).
- דו”ח A B C .
- דו”ח חריגי מלאי.
- דו”ח תמחיר למוצר (על פי ביצוע).
- דו”ח תחשיב למוצר (על פי תקן).
- דו”ח תרומה למוצר (על פי תקן מול מכירות).
דוגמאות לגיוון בהגדרת פריטים
- ניהול אצוות והגדרת אצווה מחדלית.
- שיטת אחסון.
- מיקום.
- ניהול חובת סימון ואישור אצווה
- הגדרת כמויות אריזה.
- הגדרת מפרטי אריזה לפריט / פריט – לקוח.
- תאריך רשיון יבוא.
- אישורים מיוחדים לפריט.
תהליכים מרכזיים
- ניפוק חומרים.
- סיום יצור – כולל פעולות ניפוק חומרים אוטומטית
- הזמנות העברה בין מחסנים.
- העברות בין מחסנים.
- ספירות מלאי.
- ניהול מחסנים.
- ניהול אצוות ואיתורים.
- העברות מפריט לפריט.
- דוחות מלאי וערך מלאי – כולל אפשרות כתיבת ערך המלאי להנהח”ש באופן אוט’.
עצי מוצר
- הגדרת החומרים על כמויותיהם הדרושות לייצור הפריט.
- ניהול מספר רמות (עד 99 רמות).
- אפשרות הגדרת פריטי ‘פנטום’
- שמייצגים עץ בפני עצמו.
- אפשרות ‘פיצוץ’ עד רמה מבוקשת.
- ניהול כמה עצי מוצר לפריט (תמחיר, פיתוח, ביצוע וכו’).
- הפעלת שאילתה לעץ מוצר תוך ירידה לעומק לבנים השונים.
כרטיסי ניתוב
- הגדרת המשאבים (מכונה/עובד) על זמניהם, הדרושים לייצור הפריט.
- ניהול שלבי העבודה.
- אפשרות “פיצוץ” למשאבים הזמניים.
- אפשרות הגדרת משאבים נוספים.
ייצור (תכנון וביצוע
- תכנון הייצור, לפריט/משאב מול הזמנת הלקוח, ודיווחו בפועל לצורך מעקב ובקרה.
- ניהול לוחות שנה על פי צרכי הארגון.
- יצירת פקודות עבודה לפי הצרכים בארגון תוך אפשרות קישור להזמנת הלקוח.
- אפשרות “פיצוץ” אוטומטי של החומרים והמשאבים הנדרשים על פי עץ מוצר ו/או כרטיס הניתוב של הפריט.
- אפשרות לאיחוד חו”ג.
- מעקב אחרי הפק”ע דרך ניפוק חומרי הגלם, דיווח סיום הייצור, ודיווח ביצוע העבודה בפועל (המעדכנות יתרת כמות לטיפול).
- אפשרות לניפוק חומרים אוטומטי על סמך דיווחי סיום הייצור.
- קישוריות למערכת ניהול רצפת הייצור.
- עבודה עם מסופונים, ברקודים ומדבקות.
MRP
- ראיית המלאי על סמך הנתונים כולם במערכת.
- הזמנות לקוחות מול יתרה קיימת במלאי מול הזמנות מספקים ומול פקודות עבודה.
- אפשרות הזרמת הזמנת לקוח בודדת על מנת לצפות השפעתה על מערך המלאי.
- שילוב תנועות סימולציה, לחיזוי בתנאים משתנים.
קבלני משנה
ליווי העבודה מול קבלני המשנה הכוללת:
- יצירת פק”ע לקבלן (סמי הזמנת רכש).
- ניפוק החומרים עבור העבודה וקבלת הסחורה עם החשבונית המעדכנת ערך העבודה – דבר המשפיע על ערך המוצר כולו.
- אפשרות ניהול ומעקב אחרי המלאי הנמצא עדיין אצל הקבלן.
- פתרונות אבטחת איכות בהתאם לדרישות תקני ה ISO.
- סקר חוזה כולל הגדרת work flow בארגון.
- הדפסת מסמכי איכות (C.O.C. / C.O.T.)
- תלונות לקוחות – כולל תיעוד ואיסוף עלויות החריגה.
- חריגות פנימיות – כולל תיעוד ואיסוף עלויות החריגה.
- חריגות ספקים – כולל תיעוד ואיסוף עלויות החריגה.
- מודול שירות
- מודול אחזקה – אחזקת שבר ואחזקה מונעת
- מודול ביקורת קבלה
- מודול מבדקים פנימיים
טיפול מלא בכל תהליך ההפצה כולל:
- יצירת תעודות איסוף או תעודות משלוח על בסיס הזמנות לקוחות.
- עדכון ושיבוץ למובילים.
- אימות פריטים – ע”י שימוש בקורא ברקודים (תוך אפשרות לעדכון הכמות בפועל באופן אוטומטי)
- עדכון האצוות שנארזו בחבילה.
- יצירת חשבונית על בסיס תעודת המשלוח (ע”פ פרמטרים בלקוח המגדירים אם יש צורך בכך).
- הדפסת ספח ההובלה (כולל ציון כל המסמכים הנלווים).
- הכנה וביצוע משלוחים ע”פ מפרטי אריזה.
- שחרור הזמנות דחויות ( backorders) בצורה מבוקרת.
- טיפול במבצעים ובהזמנות גדולות
- פתרון מלא לדרישות רשתות השיווק (בולים, edi, חשבונית בקובץ ועוד).
טיפול מלא בכל תהליך ההפצה כולל:
- יצירת תעודות איסוף או תעודות משלוח על בסיס הזמנות לקוחות.
- עדכון ושיבוץ למובילים.
- אימות פריטים – ע”י שימוש בקורא ברקודים (תוך אפשרות לעדכון הכמות בפועל באופן אוטומטי)
- עדכון האצוות שנארזו בחבילה.
- יצירת חשבונית על בסיס תעודת המשלוח (ע”פ פרמטרים בלקוח המגדירים אם יש צורך בכך).
- הדפסת ספח ההובלה (כולל ציון כל המסמכים הנלווים).
- הכנה וביצוע משלוחים ע”פ מפרטי אריזה.
- שחרור הזמנות דחויות ( backorders) בצורה מבוקרת.
- טיפול במבצעים ובהזמנות גדולות
- פתרון מלא לדרישות רשתות השיווק (בולים, edi, חשבונית בקובץ ועוד).
- כלי לרישום וניתוח פעולות כספיות שבוצעו, וצפי תקבולים ותשלומים לטווח בינוני וארוך בארגון.
- אפשרות פיצול תזרימי לכל פקודה בהנה”ח.
- דו”חות: תזרים עבר (הסטורי)
תזרים חזוי - מסך לשימוש הגזבר – ריכוז היתרות בבנק לטווח הקצר וביצוע פעולות העברה מחשבון לחשבון.
- ניהול המערכת בהיבט התמחירי בהסתכלות על ענפים, מחלקות או אגפים בארגון (פעילויות).
- אפשרות הגדרת מחדלים לחשבונות השונים עם פיצול אחוזי.
- דו”חות: ניתנים להפקה עבור החברות השונות, או לקונצרן (ארגון) כולו.
- כרטסת תמחירית.
- ניתוח תמחירי.
- ביצוע תמחירי.
- מאזן בוחן תמחירי ודו”חות ניהוליים תמחיריים בהתאם לצורכי המשתמשים בארגון.
ניהול עובדים ומועמדים לעבודה תוך אפשרות לשמירת קורות חיים, מכתבי המלצה ומסמכים שונים. כמו”כ ניתן לתעד את הקורסים וההשתלמויות אותם עבר העובד.
למשתמשי הקיבוץ קיים מנגנון מלא המטפל באוכלוסיה, ברישום העבודה ובדו”חות לביטוח לאומי.
נכסים – ניהול הרכוש הקבוע
- חישוב ועדכון אוטומטי של הוצאות פחת עבור מס הכנסה ורישומן באופן אוטומטי לספרי הנה”ח.
- ניהול נכסים מתואמים למדד.
- דו”חות: כרטסת עלויות.
- דו”ח עלות.
- חישוב רווח הון.
- דו”ח תנועות לנכס.
הלוואות
- ניהול ההלוואות בארגון לפי ספרי הלוואות.
- שמירת נתוני הפרעון ולוח הסילוקין לכל הלוואה והלוואה (על פי שיטות החזר המקובלות במשק).
- שיערוך העסקאות למועד המבוקש.
- רישום אוטומטי להנהח”ש (את ההחזרים/תשלומים ואת השיערוכים).
- דו”חות: דו”ח החזרי הלוואות צפוי/בפועל.
- דו”ח מצב הלוואות.
- דו”חות שיערוך.
נסיעות לחו”ל
מעקב אחרי נסיעות לחו”ל של עובדים בארגון. קלט פרטי הנסיעה, משיכת כספים עבור הנסיעה, דו”ח הוצאות בגמר הנסיעה ו”סגירת” הנסיעה תוך ביצוע קישור מלא למערכת הפיננסית.
מספק פתרונות ייחודיים לניהול צרכי המערכת הקיבוצית, על מגוון סוגיה:
- תקציב אישי לחבר, תואם למודל המסורתי, תוך סגירות מול המערכת הפיננסית.
- ממשקים לנתוני הפרטה שונים, בהתאם לתוכנה המנהלת אותם.
- רישום עבודה – לדיווח שעות עבודת חבר לצרכים שונים.
- מודל “רשת בטחון” ו”מס איזון”, השואב נתוניו ממודול רישום האוכלוסיה.
- רישום האוכלוסיה, כולל כל הפרמטרים הנדרשים למודל ה”רשת”.
- טיפול בדיווח לביטוח הלאומי, והפקת דיסקט כנדרש.
“אשכול” מהווה פתרון כולל לקיבוץ הן לקיבוץ ה”מסורתי”, הן לקיבוץ ה”משתנה” וכמובן למפעל הקיבוצי.
ל”מקסופט” ניסיון בהטמעת “אשכול” בקיבוצים רבים ובהצלחה רבה.
היישומים השונים כגון: תקציב אישי, רישום עבודה וניהול אוכלוסיה מקושרים במלואם למערכת הפיננסית והתמחירית ויוצרים שלמות, סגירות ושקיפות במערכת המידע (במילים אחרות : חוסכות את הצורך ב”שיטת הפתקאות”).
ב”אשכול” ניתן להפיק את כל הדוחות הניהוליים הנדרשים (פיננסיים, תמחיריים וכו’) וכן ניתנת גם האפשרות לביצוע ממשקים למחוללי דוחות חיצוניים (כגון הקונטיקי).
“אשכול” מצטיינת באינטגרציה מלאה בין כל המודולים (פיננסיים, תמחיריים, תקציב, תכנית משק וכו’).
עבודה עם “אשכול” משפרת תהליכים וזולה משמעותית משימוש בתוכנות הנפוצות כיום במגזר הקיבוצי.
במודול הקיבוצי תוכלו למצוא בין השאר:
תקציב אישי
- חלוקת תקציב אוטומטית לפי סעיפים ופרמטרים שהוגדרו מראש.
- קליטת תנועות התקציב באופן ידני מתוך הקלטים הפיננסיים, או באופן אוטומטי מתוך קבצים חיצוניים (מרכולית, כרטיסי אשראי, בנקים, משכורות וכו’).
- הפקת דוח יתרות תקציב, הצמדה למדד, ויצירת הוראות תשלום לבנק לפי היתרה לחבר.
רשת ביטחון ומס איזון
- תוכניות שפותחו במיוחד עבור ה”קיבוץ המשתנה” ונותנות מענה לצורך של חלוקת משכורות, תוך שמירה על ערבות הדדית בתוך הקהילה.
- הגדרת הכנסת מינימום למשפחה. משפחה שהכנסתה נמוכה (כולל קצבאות ביטוח לאומי, פנסיה ועוד.) ממינימום זה, תקבל השלמת הכנסה מהקיבוץ.
- כמו כן ממשפחות שהכנסתן גבוהה יותר, יגבה מס / היטל איזון על פי מדרגות מס שיוגדרו במערכת.
- העברה אוטומטית של ההכנסה נטו לתקציב האישי של המשפחה והפקת דוח לחבר הכולל את נתוני רשת הביטחון והתקציב האישי גם יחד.
מודול זה פועל בהצלחה רבה במספר קיבוצים שעברו את השינוי לשביעות רצונם של החברים.
ניהול אוכלוסיה
- ניהול “רשומת חבר” בה מעודכנים כל פרטי החבר בעבר ובהווה.
- (כולל: גיל, מצב משפחתי, מעמד בקיבוץ, השכלה, מילוי תפקידים בקיבוץ, סוג ביטוח לאומי, ועוד….)
- עדכון שוטף של רשומת החבר מאפשר הפקת “דו”חות אוכלוסיה” רבים, על-פי חיתוכים שונים ומגוונים. לדוגמא: דו”ח ימי קיום, דו”ח משפחות, וכמובן כל הדו”חות הנדרשים לביטוח הלאומי ולמאזן.
- קיימת אינטגרציה מלאה בין נתוני האוכלוסיה לבין חישוב רשת הביטחון.
רישום עבודה
- רישום שעות העבודה של חברים ומזדמנים בקיבוץ.
- קביעת תקנים מול רישום השעות בפועל.
- רישום העבודה מקושר מצד אחד לתקציב האישי עבור זיכוי החבר ומצד שני לתמחיר עבור חיוב הענף.
הנהלת חשבונות (הספר הראשי)
- רישום הפעולות החשבונאיות תוך ביצוע בקרות איזון על פי פרמטרים המוגדרים לפי צרכי הארגון – איזון בחודשי אירוע, איזון במטבע החברה וכו’.
- יצירת פקודות אוטומטיות כמו ניכוי במקור, פיצול מע”מ וכו’.
אפשרות יצירת פקודות רב חברתיות. - דו”חות – דו”ח מאזן, דו”ח רו”הס, דו”חות ניהוליים המותאמים לצרכי המשתמשים בארגון
- דו”חות מתואמים למדד.
לקוחות, אובליגו וגבייה
- ניהול כל הלקוחות על נתוניהם באופן עדכני.
- אפשרות ללקוחות מזדמנים.
הגדרת אשראי פתוח ומכוסה ללקוח. - ניהול ומעקב יתרות הלקוח על פי סרגל תקופות מבוקש (יומי, חודשי וכו’).
- אפשרות גיול החוב.
- שאילתות מצב לקוח.
- מערך גבייה משוכלל – כל הנדרש במסך אחד, כולל תיעוד ומשלוח מכתבי תזכורת והתראה.
- העברה למס”ב לקוחות.
קופה
- מעקב אחר תשלומים מהלקוחות, הפקת הקבלות.
- ניהול מערכת הפקדה אוטומטי לבנק.
- רישום אוטומטי לספרי הנהח”ש, תוך ביצוע התאמות.
- אפשרות ניהול כמה קופות במקביל, עם יכולת הפקדה מקופה לקופה.
- טיפול בכרטיסי אשראי.
ריבית
הרצת ריבית לחשבונות לקוחות על בסיס יתרה יומית תוך הבחנה בין ריבית זכות, ריבית חובה וריבית חריגה. הפקת חשבונות אוטומטית ע”פ תוצאת ההרצה. רישום פקודה למערכת הפיננסית.
בנקים
אפשרות קליטת התנועות מהבנק באופן אוטומטי.
ביצוע התאמה ממוחשבת על פי פרמטרים מוגדרים וניתנים לשינוי.
